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Village de FORT-COULONGE
Ensemble, la force de demain

Le site web du village de Fort-Coulonge dans la MRC de Pontiac en Outaouais.

RÈGLEMENT NUMÉRO 2021-260 : LA GESTION CONTRACTUELLE
Adopté le 3 juin 2021

RÈGLEMENT NUMÉRO 2021-260
La gestion contractuelle

Article mis en ligne le 21 juin 2021
dernière modification le 18 juin 2021

par Renée Lance

__0__
CANADA
PROVINCE DE QUÉBEC
MRC DE PONTIAC
MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE FORT-COULONGE
RÈGLEMENT NUMÉRO 2021-260
LA GESTION CONTRACTUELLE

ATTENDU QU’ le Règlement numéro 2018-249 sur la gestion contractuelle a été adoptée par la Municipalité du Village de Fort-Coulonge le 9 janvier 2019, conformément à l’article 938.1.2 du Code municipal du Québec (ci-après appelé « C.M. ») ;

ATTENDU QUE la Loi instaurant un nouveau régime d’aménagement dans les zones inondables des lacs et des cours d’eau, octroyant temporairement aux municipalités des pouvoirs visant à répondre à certains besoins et modifiant diverses dispositions (L.Q. 2021, chapitre 7) a été sanctionnée le 25 mars 2021 ;

ATTENDUQUE dans le contexte de la pandémie de la COVID-19, l’article 124 de cette loi prévoit que pour une période de trois (3) ans, à compter du 25 juin 2021, les municipalités devront prévoir des mesures afin de favoriser les entreprises québécoises pour tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil décrété pour la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumission publique ;

ATTENDU QU’ le conseil doit, selon l’article 936.0.13, déléguer à tout fonctionnaire ou employé le pouvoir de former un comité de sélection en application des dispositions du présent titre ou d’un règlement adopté en vertu de l’article 938.0.1. ;

ATTENDU QUE le conseil municipal de la municipalité du Village de Fort-Coulonge désire que soit ainsi délégué ce pouvoir au directeur général et secrétaire-trésorier ;

ATTENDU QU’ un avis de motion a été donné et qu’un projet de règlement a été déposé à séance ordinaire du 7 avril 2021 ;

EN CONSÉQUENCE, IL EST PROPOSÉ par Pierre Vaillancourt
et résolu unanimement ;

QUE le présent règlement abroge et remplace le règlement 2018-249 ;

QUE le présent règlement soit adopté et qu’il soit ordonné et statué comme suit :

CHAPITRE I
DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES

SECTION I

DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES

1. Objet du règlement

Le présent règlement a pour objet :

a) d’abroger et remplacer le règlement 2018-249 ;

b) de prévoir des mesures pour l’octroi et la gestion des contrats accordés par la Municipalité, conformément à l’article 938.1.2 C.M. ;

c) de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique en vertu de l’article 935 C.M..

2. Champ d’application

Le présent règlement s’applique à tout contrat conclu par la Municipalité, y compris un contrat qui n’est pas visé à l’un des paragraphes du premier alinéa du paragraphe 1 de l’article 935 ou aux articles 938.0.1 et 938.0.2 C.M..

Le présent règlement s’applique peu importe l’autorité qui accorde le contrat, que ce soit le conseil ou toute personne à qui le conseil a délégué le pouvoir de dépenser et de passer des contrats au nom de la Municipalité.
Le présent règlement est effectif à compter du 25 juin 2021, ou du jour de l’entrée en vigueur du présent règlement, selon la plus tardive de ces deux dates, et le demeure jusqu’au 25 juin 2024.

SECTION II

DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES

3. Interprétation du texte

Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d’interprétation (RLRQ,c. I-16).

Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois régissant les contrats des municipalités, à moins que ces lois ne permettent expressément d’y déroger par le présent règlement dont, par exemple, certaines des mesures prévues au Chapitre II du présent règlement.

4. Autres instances ou organismes

La Municipalité reconnaît l’importance, le rôle et les pouvoirs accordés aux autres instances qui peuvent enquêter et agir à l’égard des objets visés par certaines mesures prévues au présent règlement. Cela comprend notamment les mesures visant à prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence, de corruption, de truquage des offres, ainsi que celles qui visent à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.

5. Règles particulières d’interprétation

Le présent règlement ne doit pas être interprété :

a) de façon restrictive ou littérale ;

b) comme restreignant la possibilité pour la Municipalité de contracter de gré à gré, dans les cas où la loi lui permet de le faire.

Les mesures prévues au présent règlement doivent s’interpréter :

a) selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122) reconnaissant notamment les municipalités comme étant des gouvernements de proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs attributions ;

b) de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps exigé et à la taille de la Municipalité.

6. Terminologie

À moins que le contexte l’indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le présent règlement ont le sens suivant :

« Appel d’offres » : Appel d’offres public ou sur invitation exigé par les articles 935 et suivant C.M. ou un règlement adopté en vertu de cette loi. Sont exclues de l’expression « appel d’offres », les demandes de prix qui sont formulées lorsqu’aucun appel d’offres n’est requis par la loi ou par le présent règlement.

« Soumissionnaire » : Toute personne qui soumet une offre au cours d’un processus d’appel d’offres.

CHAPITRE II

RÈGLES DE PASSATION DES CONTRATS ET ROTATION

7. Généralités

La Municipalité respecte les règles de passation des contrats prévues dans les lois qui la régissent, dont le C.M.. De façon plus particulière :

a) elle procède par appel d’offres sur invitation lorsque la loi ou un règlement adopté en vertu d’une loi impose un tel appel d’offres, à moins d’une disposition particulière à l’effet contraire prévue au présent règlement ;

b) elle procède par appel d’offres public dans tous les cas où un appel d’offres public est imposé par la loi ou par un règlement adopté en vertu de la loi ;

c) elle peut procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement lui permet de le faire.

Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour la Municipalité d’utiliser tout mode de mise en concurrence pour l’attribution d’un contrat, que ce soit par appel d’offres public, sur invitation ou par une demande de prix, même si elle peut légalement procéder de gré à gré.

8. Contrats pouvant être conclus de gré à gré

Sous réserve de l’article 11, tout contrat visé à l’un des paragraphes du premier alinéa de l’article 935 C.M., comportant une dépense d’au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique en vertu de l’article 935 C.M., peut être conclu de gré à gré par la Municipalité.

9. Rotation - Principes

La Municipalité favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels, à l’égard des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l’article 8. La Municipalité, dans la prise de décision à cet égard, considère notamment les principes suivants :

a) le degré d’expertise nécessaire ;

b) la qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la Municipalité ;

c) les délais inhérents à l’exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des matériaux ou à la dispense de services ;

d) la qualité des biens, services ou travaux recherchés ;

e) les modalités de livraison ;

f) les services d’entretien ;

g) l’expérience et la capacité financière requises ;

h) la compétitivité du prix, en tenant compte de l’ensemble des conditions du marché ;

i) le fait que le fournisseur ait un établissement sur le territoire de la Municipalité ;

j) tout autre critère directement relié au marché.

10. Rotation - Mesures

Aux fins d’assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l’article 9, la Municipalité applique, dans la mesure du possible et à moins de circonstances particulières, les mesures suivantes :

a) les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d’octroyer le contrat. Si le territoire de la Municipalité compte plus d’un fournisseur, cette identification peut se limiter à ce dernier territoire ou, le cas échéant, le territoire de la MRC ou de toute autre région géographique qui sera jugée pertinente compte tenu de la nature du contrat à intervenir ;

b) une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à l’article 9, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la saine administration ;

c) la Municipalité peut procéder à un appel d’intérêt afin de connaître les fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins ;

d) à moins de circonstances particulières, la personne en charge de la gestion du contrat complète, dans la mesure du possible, le formulaire d’analyse que l’on retrouve à l’Annexe 4 ;

e) pour les catégories de contrats qu’elle détermine, aux fins d’identifier les fournisseurs potentiels, la Municipalité peut également constituer une liste de fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste, le cas échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au paragraphe b) du présent article.

10.1
Sans limiter les principes et les mesures énoncés en matière de rotation des fournisseurs prévus au présent règlement, dans le cadre de l’octroi de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil décrété de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique, la municipalité doit favoriser les biens et les services québécois ainsi que les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec.

Est un établissement au Québec, au sens du présent article, tout lieu où un fournisseur, un assureur ou un entrepreneur exerce ses activités de façon permanente qui est clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.
Sont des biens et services québécois, des biens et services dont la majorité de leur conception, fabrication, assemblage ou de leur réalisation sont fait en majorité à partir d’un établissement situé au Québec.

La Municipalité, dans la prise de décision quant à l’octroi d’un contrat visé au présent article, considère notamment les principes et les mesures énoncés en matière de rotation des fournisseurs potentiels.

CHAPITRE III
MESURES

SECTION I
CONTRATS DE GRÉ À GRÉ

11. Généralités

Pour certains contrats, la Municipalité n’est assujettie à aucune procédure particulière de mise en concurrence (appel d’offres public ou sur invitation). Le présent règlement ne peut avoir pour effet de restreindre la possibilité, pour la Municipalité, de procéder de gré à gré pour ces contrats. Il s’agit, notamment, de contrats :

  • qui, par leur nature, ne sont assujettis à aucun processus d’appel d’offres (contrats autres que des contrats d’assurance pour l’exécution de travaux, d’approvisionnement et de services) ;
  • expressément exemptés du processus d’appel d’offres (notamment ceux énumérés à l’article 938C.M.et les contrats de services professionnels nécessaires dans le cadre d’un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles ;
  • d’assurance, pour l’exécution de travaux,d’approvisionnement ou de services (incluant les services professionnels) qui comportent une dépense inférieure à 25 000 $.

12. Mesures

Lorsque la Municipalité choisit d’accorder un contrat de gré à gré, les mesures suivantes s’appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la nature du contrat :

a) Lobbyisme

  • Mesures prévues aux articles 16(Devoir d’information des élus et employés) et 17 (Formation) ;

b) Intimidation, trafic d’influence ou corruption

  • Mesure prévue à l’article 19 (Dénonciation) ;

c) Conflit d’intérêts

  • Mesure prévue à l’article 21(Dénonciation) ;

d) Modification d’un contrat

  • Mesure prévue à l’article 27(Modification d’un contrat).

13. Document d’information

La Municipalité doit publier, sur son site Internet, le document d’information relatif à la gestion contractuelle joint à l’Annexe 1, de façon à informer la population et d’éventuels contractants des mesures prises par elle dans le cadre du présent règlement.

SECTION II

TRUQUAGE DES OFFRES

14. Sanction si collusion

Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres, une disposition prévoyant la possibilité pour la Municipalité de rejeter une soumission s’il est clairement établi qu’il y a eu collusion avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres.

15. Déclaration

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l’octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l’Annexe 2.

SECTION III

LOBBYISME

16. Devoir d’information des élus et employés

Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire ou employé doit rappeler, à toute personne qui prend l’initiative de communiquer avec lui afin d’obtenir un contrat, l’existence de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme, lorsqu’il estime qu’il y a contravention à cette loi.

17. Formation

La Municipalité privilégie la participation des membres du conseil et des fonctionnaires et employés à une formation destinée à les renseigner sur les dispositions législatives et réglementaires applicables en matière de lobbyisme.

18. Déclaration

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission ou, au plus tard avant l’octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat en contravention à laLoi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyismeou, si telle communication d’influence a eu lieu, qu’elle a fait l’objet d’une inscription au registre des lobbyistes lorsqu’une telle inscription est exigée en vertu de la loi. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l’Annexe 2.

SECTION IV

INTIMIDATION, TRAFIC D’INFLUENCE OU CORRUPTION

19. Dénonciation

Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité doit dénoncer, le plus tôt possible, toute tentative d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption dont il a été témoin dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée comme limitant le droit de la personne concernée à porter plainte auprès d’un service de police ou d’une autre autorité publique.

Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général ; le directeur général au maire ; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n’est pas impliqué.S’ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée.

20. Déclaration

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l’octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s’est livré, dans le cadre de l’appel d’offres, à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption, à l’endroit d’un membre du conseil, d’un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la Municipalité. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l’Annexe 2.

SECTION V

CONFLITS D’INTÉRÊTS

21. Dénonciation

Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, impliqué dans la préparation de documents contractuels ou dans l’attribution de contrats, doit dénoncer, le plus tôt possible, l’existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de conclure un contrat avec la Municipalité.

Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général ; le directeur général au maire ; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n’est pas impliqué. S’ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée.

22. Déclaration

Lorsque la Municipalité utilise un système de pondération et d’évaluation des offres, tout membre du comité de sélection doit déclarer solennellement par écrit, avant de débuter l’évaluation des soumissions, qu’il n’a aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l’égard du contrat faisant l’objet de l’évaluation. Il doit également s’engager à ne pas divulguer le mandat qui lui a été confié par la Municipalité, de même qu’à ne pas utiliser, communiquer, tenter d’utiliser ou de communiquer, tant pendant son mandat qu’après celui-ci, les renseignements obtenus dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions de membre du comité de sélection. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l’Annexe 3.

23. Intérêt pécuniaire minime

L’intérêt pécuniaire minime n’est pas visé par les mesures décrites aux articles 21 et 22.

SECTION VI

IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES

24. Responsable de l’appel d’offres

Tout appel d’offres identifie un responsable et prévoit que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute information ou précision relativement à l’appel d’offres.

25. Questions des soumissionnaires

Le responsable de l’appel d’offres compile les questions posées par chacun des soumissionnaires au cours du processus d’appel d’offres et émet, s’il le juge nécessaire, un addenda, de façon à ce que tous les soumissionnaires obtiennent les réponses aux questions posées par les autres.

Le responsable de l’appel d’offres a l’entière discrétion pour juger de la pertinence des questions posées et de celles qui nécessitent une réponse et il peut regrouper et reformuler certaines questions aux fins de la transmission des réponses aux soumissionnaires.

26. Dénonciation

Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, doit, dès qu’il en est informé, dénoncer l’existence de toute situation, autre qu’un conflit d’intérêts, susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus d’appel d’offres et de la gestion du contrat qui en résulte.

Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général ; le directeur général au maire ; les autres fonctionnaires et employés, ainsi que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n’est pas impliqué. S’ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée.

SECTION VII

MODIFICATION D’UN CONTRAT

27. Modification d’un contrat

Toute modification apportée à un contrat et qui a pour effet d’en augmenter le prix, doit être justifiée par la personne responsable de la gestion de ce contrat, en considérant les règles applicables pour autoriser une telle modification.

La Municipalité ne peut modifier un contrat accordé à la suite d’un appel d’offres, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n’en change pas la nature.

28. Réunions de chantier

Lorsque cela est justifié par la nature des travaux, la Municipalité favorise la tenue de réunions de chantier régulières afin d’assurer le suivi de l’exécution du contrat.

CHAPITRE IV

DISPOSITIONS VISANT À DÉLÉGUER À TOUT FONCTIONNAIRE LE POUVOIR DE FORMER UN COMITÉ DE SÉLECTION (Art. 936.0.13 C.M.)

SECTION I

DÉLÉGATION

29. Délégation au directeur général et secrétaire-trésorier>

Le conseil municipal délègue au directeur général et secrétaire-trésorier le pouvoir de former le comité de sélection prévu à l’article 936.0.1.1 du Code municipal du Québec, dans tous les cas où un tel comité est requis par la loi.

SECTION II

COMPOSITION DU COMITÉ

30. Composition du comité>

Ce comité doit être formé de trois personnes qui ne sont pas des membres du conseil municipal, pour tout contrat visé par l’article 936.0.1.1 du Code municipal du Québec, qui ne nécessite pas l’adjudication après une demande de soumission publique publiée dans un système électronique d’appel d’offres approuvé par le gouvernement.

31. Composition du comité lors de soumission publique publiée dans un système électronique d’appel d’offres >

Dans le cas où le contrat visé par l’article 936.0.1.1 doit être adjugé après une demande de soumission publique publiée dans un système électronique d’appel d’offres approuvé par le gouvernement, ce comité doit être formé de trois personnes qui ne sont pas des membres du conseil municipal, incluant deux personnes qui sont idéalement des professionnels du même type que ceux visés par la procédure d’appel d’offres.

SECTION III

ENGAGEMENT

32. Engagements des membres du comité>

Les membres du comité de sélection doivent s’engager à agir fidèlement et conformément au mandat, sans partialité, faveur et considération selon l’éthique.

Les membres du comité de sélection doivent également s’engager à ne pas révéler et ne pas faire connaître quoi que ce soit dont ils auraient eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions, sauf aux autres membres du comité de sélection.

33. Les fonctions des membres du comité>

Les membres du comité de sélection doivent :

• participer au besoin, à une rencontre préparatoire ;

• signer l’engagement du respect des obligations des membres ;

• statuer sur la conformité des soumissions reçues ;

• évaluer individuellement chaque soumission sans connaître le prix ;

• attribuer à la soumission, en égard à chaque critère, un nombre de points ;

• établir le pointage intérimaire de chaque soumission en additionnant les points obtenus par celle-ci en égard à tous les critères ;

• établir le pointage final de chaque soumission suivant les dispositions de la loi ;

• signer la grille d’évaluation ainsi que le rapport du comité de sélection ;

• préparer les réponses aux fournisseurs.

34. Responsabilités du Directeur général et secrétaire-trésorier>

Le directeur général et secrétaire-trésorier informe les membres du conseil du contenu du rapport produit et de la recommandation par les membres du comité de sélection.

CHAPITRE V
DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET FINALES

35. Application du règlement

L’application du présent règlement est sous la responsabilité du directeur général de la Municipalité. Ce dernier est responsable de la confection du rapport qui doit être déposé annuellement au conseil concernant l’application du présent règlement, conformément à l’article 938.1.2C.M..

36. Abrogation de la Politique de gestion contractuelle

Le présent règlement remplace et abroge le Règlement 2018-249 portant sur la gestion contractuelle.

37. Abrogation et entrée en vigueur et entrée en vigueur et publication>

Le présent règlement remplace et abroge le Règlement 2018-249 portant sur gestion contractuelle.

Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi et est publié sur le site Internet de la Municipalité. De plus, une copie de ce règlement est transmise au MAMH.

Adopté à Fort-Coulonge, ce 2 juin 2021

Debbie Laporte
Mairesse

Naomie Rivet
Directrice générale/secrétaire-trésorière

Avis de motion donné le 7 avril 2021
Projet de règlement présenté et déposé le 7 avril 2021
Avis public donné le 8 avril 2021
Règlement adopté le 2 juin 2021
Publication de l’avis de promulgation le 21 juin 2021
Transmission au MAMH ........................

...

ANNEXE 1

DOCUMENT D’INFORMATION

(Gestion contractuelle)

(Article 13 du règlement numéro 2021-260 sur la gestion contractuelle)

La Municipalité a adopté un Règlement sur la gestion contractuelle prévoyant des mesures visant à :

  • favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres ;
  • assurer le respect de laLoi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyismeet duCode de déontologie des lobbyistesadopté en vertu de cette loi ;
  • prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption ;
  • prévenir les situations de conflit d’intérêts ;
  • prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte ;
  • encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat ;
  • favoriser, dans la mesure du possible et selon les critères et principes prévus au règlement, la rotation des éventuels cocontractants à l’égard des contrats qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus,mais inférieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique en vertu de l’article 935C.M.

Ce règlement peut être consulté en cliquant sur le lien ci-après : http://www.fortcoulonge.qc.ca/La-gestion-contractuelle

Toute personne qui entend contracter avec la Municipalité est invitée à prendre connaissance du Règlement sur la gestion contractuelle et à s’informer auprès du directeur général si elle a des questions à cet égard.

Par ailleurs, toute personne qui aurait de l’information relativement au non-respect de l’une ou l’autre des mesures y étant contenues est invitée à en faire part au directeur général ou au maire. Ces derniers verront, si cela s’avère nécessaire, à prendre les mesures utiles ou référer la plainte et la documentation aux autorités compétentes.

ANNEXE 2

DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE

(Gestion contractuelle)

Je, soussigné(e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire ________________________, déclare solennellement qu’au meilleur de ma connaissance :

a) la présente soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute autre personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres ;

b) ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, ou, si telle communication d’influence a eu lieu, je déclare que cette communication a fait l’objet d’une inscription au registre des Lobbyistes, tel qu’exigé en vertu de la loi le cas échéant ;

c) ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption, à l’endroit d’un membre du conseil, d’un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la Municipalité dans la cadre de la présente demande de soumissions.

ET J’AI SIGNÉ :

     

Affirmé solennellement devant moi à     

ce____ jour de ______     

...

___ _____________________________
Commissaire à l’assermentation pour le Québec

ANNEXE 3

DÉCLARATION DU MEMBRE D’UN COMITÉ DE SÉLECTION

Je, soussigné(e), membre du comité de sélection relativement à (identifier le contrat), déclare solennellement n’avoir aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l’égard de ce contrat.

Je m’engage à ne pas divulguer le mandat qui m’a été confié par la Municipalité, de même qu’à ne pas utiliser, communiquer, tenter d’utiliser ou de communiquer, tant pendant mon mandat qu’après celui-ci, les renseignements obtenus dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de mes fonctions de membre du comité de sélection.

ET J’AI SIGNÉ :

     

Affirmé solennellement devant moi à     

ce ______ jour de ________     

     
___ _____________________________
Commissaire à l’assermentation pour le Québec

ANNEXE 4

FORMULAIRE D’ANALYSE POUR LE CHOIX D’UN MODE DE PASSATION

Besoin de la Municipalité
Objet du contrat
Objectifs particuliers (économies souhaitées, qualité, environnement, etc.)
Valeur estimée de la dépense (incluant les options de renouvellement) Durée du contrat
Marché visé
Région visée Nombre d’entreprises connues
Est-ce que la participation de toutes les entreprises connues est souhaitable ? Oui ☐ Non ☐
Sinon justifiez.
Estimation du coût de préparation d’une soumission.
Autres informations pertinentes
Mode de passation choisi
Gré à Gré ☐
Demande de prix ☐
Appel d’offres public régionalisé ☐
Appel d’offres sur invitation ☐
Appel d’offres public ouvert à tous ☐
Dans le cas d’un contrat passé de gré à gré, les mesures du Règlement de gestion contractuelle pour favoriser la rotation ont-elles été considérées ? Oui ☐
Non ☐
Si oui, quelles sont les mesures concernées ?
Sinon, pour quelle raison la rotation n’est-elle pas envisageable ?
Signature de la personne responsable
_________________________
Prénom, nom
___________________________
Signature
______________________________
Date

Documents
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